GARANZIA GIOVANI - Addetto/a alla Segreteria :: Promosimar

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Riepilogo

La figura professionale dell'Addetto/a alla Segreteria si è posizionata nel 2022 (fonte Iziwork) nella top 15 delle figure più ricercate dalle aziende a livello nazionale, infatti, grazie alla propria versatilità, l'addetto alla Segreteria può specializzarsi in diversi ruoli: segreteria amministrativa, segreteria di direzione e segreteria didattica.

Cosa fa l' Addetto/a alla Segreteria?

L’addetto/a alla segreteria è la figura professionale che si occupa di supportare le attività che si svolgono in un ufficio e si occupa sia di compiti relativi all’organizzazione delle attività interne, sia di attività di front-office, ossia di ciò che concerne il contatto con l’esterno e le relazioni col pubblico.

Per quanto riguarda la gestione interna, ossia quella di back-office, alcune mansioni dell’addetto alla segreteria sono:

Gestione delle email e della posta cartacea in entrata e in uscita;
Rispondere alle telefonate e inoltrarle ai responsabili di reparto o ai propri superiori;
Organizzazione di riunioni, appuntamenti, conferenze stampa, pranzi con i clienti ed eventuali trasferte del personale o dei dirigenti (prenotazione di biglietti del treno/aereo, hotel, ecc.);
Gestione delle comunicazioni e dei documenti indirizzati ai vari responsabili;
Redazione di verbali;
Gestione di archivi di documenti, schedari e catalogazione di bolle e fatture;
Redazione e revisione di documenti;
Gestione degli impegni dei dirigenti (soprattutto nel caso si svolga il ruolo di segretaria di direzione, che lavora a stretto contatto con i dirigenti di un’azienda o di un’impresa);
Talvolta l’addetto alla segreteria si occupa anche di compiti di tipo amministrativo.

A livello di front-office, ossia di relazioni con l’esterno, alcuni compiti dell’addetto alla segreteria sono:

Accoglienza delle persone e dei clienti che si recano presso l’ufficio (attività di reception);
Eventuale supporto all’attività dell’ufficio stampa;
Predisposizione di comunicazioni e lettere.

Programma didattico

Modulo	Ore
Modulo Unico	200
STRUTTURA DEL PERCORSO E CONTENUTI FORMATIVI Il percorso formativo è finalizzato ad acquisire conoscenze, abilità e capacità rispetto ad alcune Aree di Attività della Figura Professionale di Addetto alla segreteria. Nello specifico, il programma didattico si comporrà di due Unità di Competenza (UC) "primarie", ovvero della durata di 70 ore cadauna, e di tre UC "secondarie" di riferimento, della durata di 20 ore ciascuna, articolate come segue: ACCOGLIENZA (UC 1638 - 887) - 70 ore L'esplicazione dell'UC1 renderà gli allievi capaci di assicurare una adeguata accoglienza agli ospiti e visitatori dell'azienda (o del settore) presso cui si opera, identificando l'interlocutore ed il motivo della sua visita, fornendo informazioni sulle modalità di accesso, informando i settori/reparti aziendali coinvolti. Contenuti: normativa di sicurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore; normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni; principi di organizzazione e comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso ai reparti aziendali; tecniche di comunicazione per assicurare un'adeguata accoglienza ai visitatori dell'azienda; tecniche di time management per una gestione adeguata dei tempi e delle priorità; terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria. GESTIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI (UC 1639 - 888) - 70 ore caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.); funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.); normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni; principi di organizzazione e comunicazione aziendale per trattare e trasmettere le informazioni in modo efficace rispetto alle diverse posizioni organizzative; procedure e tecniche di monitoraggio e di individuazione e valutazione del malfunzionamento; processi e cicli di lavoro del servizio; terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria. REGISTRAZIONE ED ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI (UC 1640 - 889) - 20 ore tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati; tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione. REDAZIONE TESTI E COMUNICAZIONI FORMALI (UC 1641 - 890) - 20 ore principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale; servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica. ORGANIZZAZIONE DI RIUNIONI E TRASFERTE (UC 1642 - 891) - 20 ore principi di organizzazione e comunicazione aziendale per intrattenere contatti con interlocutori interni ed esterni all'impresa; tipologie di servizi per viaggi d'affari per organizzare riunioni e trasferte.

Modulo

Ore

Modulo Unico

200

STRUTTURA DEL PERCORSO E CONTENUTI FORMATIVI

Il percorso formativo è finalizzato ad acquisire conoscenze, abilità e capacità rispetto ad alcune Aree di Attività della Figura Professionale di Addetto alla segreteria.
Nello specifico, il programma didattico si comporrà di due Unità di Competenza (UC) "primarie", ovvero della durata di 70 ore cadauna, e di tre UC "secondarie" di riferimento, della durata di 20 ore ciascuna, articolate come segue:

ACCOGLIENZA (UC 1638 - 887) - 70 ore

L'esplicazione dell'UC1 renderà gli allievi capaci di assicurare una adeguata accoglienza agli ospiti e visitatori dell'azienda (o del settore) presso cui si opera, identificando l'interlocutore ed il motivo della sua visita, fornendo informazioni sulle modalità di accesso, informando i settori/reparti aziendali coinvolti. Contenuti:

normativa di sicurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore;
normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni;
principi di organizzazione e comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso ai reparti aziendali;
tecniche di comunicazione per assicurare un'adeguata accoglienza ai visitatori dell'azienda;
tecniche di time management per una gestione adeguata dei tempi e delle priorità;
terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria.

GESTIONE DEI FLUSSI INFORMATIVI (UC 1639 - 888) - 70 ore

caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.);
funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.);
normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni;
principi di organizzazione e comunicazione aziendale per trattare e trasmettere le informazioni in modo efficace rispetto alle diverse posizioni organizzative;
procedure e tecniche di monitoraggio e di individuazione e valutazione del malfunzionamento;
processi e cicli di lavoro del servizio;
terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria.

REGISTRAZIONE ED ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI (UC 1640 - 889) - 20 ore

tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati;
tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione.

REDAZIONE TESTI E COMUNICAZIONI FORMALI (UC 1641 - 890) - 20 ore

principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale;
servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica.

ORGANIZZAZIONE DI RIUNIONI E TRASFERTE (UC 1642 - 891) - 20 ore

principi di organizzazione e comunicazione aziendale per intrattenere contatti con interlocutori interni ed esterni all'impresa;
tipologie di servizi per viaggi d'affari per organizzare riunioni e trasferte.

Destinatari

Tutti i giovani Neet residenti in Puglia che risultino:

essere di età compresa tra i 15 e i 29 anni al momento della registrazione al portale nazionale o regionale;
essere non occupati;
non frequentare un regolare corso di studi (secondari superiori, terziari non universitari o universitari);
non essere inseriti in alcun corso di formazione, compresi quelli di aggiornamento per l’esercizio della professione o per il mantenimento dell’iscrizione ad un Albo o Ordine professionale;
non essere inseriti in percorsi di tirocinio curriculare e/o extracurriculare, in quanto misura formativa.

Indennità

Il corso prevede il rilascio GRATUITO di un pacchetto di abilitazioni e certificazioni aggiuntive.

Nella FASE 1 di Garanzia Giovani abbiamo testato con soddisfazione che tale pacchetto è un "facilitatore" di inserimenti lavorativi. Diverse aziende clienti infatti hanno optato per l'assunzione di risorse formate e dotate di tali certificazioni aggiuntive.

*Vedi le nostre storie di Instagram per i "successi formativi".